Für 2026/2027 steht (nicht nur) in bargeldintensiven Betrieben die Kassenführung weiterhin im Fokus!

von Dipl.-Finanzwirt (FH) Patrick Krullmann, Autor des NWB Verlages, in nicht dienstlicher Eigenschaft

Die Finanzbehörde prüft mittels unangekündigter Kassen-Nachschauen und wie bisher im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen verstärkt die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Kassenführung, von der Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 bzw. § 146a Abs. 1 AO) über die ordnungsgemäße technische Absicherung des eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystems samt der damit aufgezeichneten Kasseneinzeldaten bis hin zum Abgleich gemeldeter und tatsächlich vorhandener Systeme.

Eine Kassenführung ohne technische Hilfsmittel (die handschriftlich geführte sog. „offene Ladenkasse“) ist derzeit für steuerliche Zwecke noch zulässig. Dies kann sich aber für zahlreiche Unternehmen ändern, wenn – wie im Koalitionsvertrag 2025 vorgesehen – tatsächlich zum 1.1.2027 eine „Registrierkassenpflicht“ für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 100.000,– € eingeführt wird.

Elektronische Aufzeichnungssysteme und intelligente Software-Lösungen sind schon heute für viele Unternehmer unterschiedlichster Branchen unverzichtbar, auch für Kassenaufzeichnungen. Komplexe Schnittstellen ermöglichen system- und datenübergreifende Anwendungen in Echtzeit. KI-gestützte Assistenzsysteme und Automatisierungen werden eingeführt bzw. ausgeweitet. Cloud-basierte Architekturen von Anwendungen werden weiter forciert.

Mit jedem über vorgenannte Systeme erfassten Geschäftsvorfall entstehen im Unternehmen neue Daten. Elektronisch aufgezeichnete Kassenvorgänge müssen dabei durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (zTSE, oftmals auch nur als TSE bezeichnet) abgesichert werden. Diese abgesicherten Daten sind für mindestens zehn Jahre unveränderbar und zu jeder Zeit stets les- und auswertbar für die Finanzbehörde vorzuhalten. Datensicherung und -sicherheit ist heutzutage ein „Must-have“ unabhängig von Unternehmensgröße und Branche, dieses zu vernachlässigen, ist mehr als grob fahrlässig. Daten und Datensicherungen sind laufend zu überwachen („Datenmonitoring“). Nur so lassen sich zeitnah Datenlücken, -anomalien oder falsche Eingaben entdecken und abstellen. Nichts ist schlimmer, als wenn vermeidbare Fehler erst Jahre später im Rahmen von steuerlichen Nachschauen oder Außenprüfungen aufgedeckt werden und Zuschätzungen oder Bußgelder nach sich ziehen.

Fazit

Es braucht aktuell ein neues und selbstverständliches Bewusstsein für Daten und den Umgang mit ihnen. Dieses beginnt bereits mit dem notwendigen Verständnis für bestimmte technische Prozesse bei Datenentstehung und -sicherung. Ferner braucht es ein Grundverständnis für Datenqualität einschließlich der Sicherstellung von Datenintegrität („Echtheit“) und der hierzu notwendigen technischen Verfahren (digitale Signaturen u. v. m.). Die eigenen (Kasseneinzel-)Daten sollen nicht nur verwaltet oder ausschließlich für etwaige Datenzugriffe der Finanzbehörde vorgehalten werden, sondern können mit effektiven Tools zur Unternehmenssteuerung und -kontrolle sowie zur Optimierung betrieblicher Prozesse genutzt werden.

Rechtssichere Kassenführung ist eine zentrale Herausforderung für bargeldintensive Unternehmen. Das Handbuch vermittelt praxisnah, worauf es bei Organisation, Dokumentation und Prüfung von Kassendaten ankommt. Mit anschaulichen Beispielen, Checklisten und klaren Erläuterungen unterstützt es Unternehmer, Steuerberater und Fachanwender dabei, Risiken zu vermeiden, Betriebsprüfungen sicher zu bestehen und ihre Kassenprozesse effizient und korrekt zu gestalten.

Stand: Februar 2026