Datenschutz im Notariat

Ihr wertvollstes Gut ist Vertrauen – Datenschutz schafft Vertrauen

Von Dr. Christian Flache

Die Digitalisierung macht auch vor dem deutschen Notariat nicht halt. Zum 01.01.2022 erfolgte der Start des elektronischen Urkundenarchivs. Infolge der Chipkrise zunächst nur bzgl. des Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis. Ab dem 01.07.2022 ist zudem die elektronische Urkundensammlung zu befüllen. Ab diesem Datum müssen sämtliche Urkunden des Notars gescannt und elektronisch an das Urkundenarchiv übertragen werden. Die Menge der in der Notarkanzlei dann vorhandenen Daten wird in vielen Büros sprunghaft ansteigen. Oftmals wird dies auch Anlass sein vorhanden Arbeitsabläufe anzupassen und ebenfalls zu digitalisieren. Das schafft sicher Synergien und kann den Kanzleialltag entlasten. Mit der Erhöhung der Komplexität der Datenverarbeitung muss aber auch der Datenschutz Schritt halten.

1. Chance und Last des Urkundenarchivs

Gerade das Digitalisieren der Urkunden durch einen Scanvorgang wird den Notar zur Anpassung der Arbeitsabläufe im Büro zwingen:

• Wer soll die Dokumente wie scannen?
• Wie und wo werden die Daten abgelegt?
• Wer hat Zugriff darauf?

Und nicht zu vergessen, wie und wann werden die Dateien wieder gelöscht. All diese Frage werden an der einzelnen Notarstelle ganz unterschiedlich zu beantworten sein. Mit jeder Arbeitsvorgabe ist aber zugleich zu prüfen, welchen Gefahren die Daten dabei ausgesetzt sind. Eine fundierte Kenntnis der zu ergreifenden Maßnahmen hilft hierbei, die richtigen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zu ergreifen. So ist nicht nur der Kanzleiserver vor einem unbefugten Zugriff zu sichern. Auch die Scangeräte speichern die einmal gescannten Dokumente auf einem internen Speicher. Damit dieser nicht unberechtigt ausgelesen werden kann, sollte das Gerät selbst nicht in einer unbeobachteten Ecke oder gar im Wartebereich stehen. Auch der Anschluss der Scaneinheit an das Kanzleinetzwerk über ein WLAN oder die Steckdose (sog. PowerLAN) ist gefährlich.

2. Betroffenenanfrage

Der Alltag eines Notarbüros ist von zahlreichen ganz unterschiedlichen Aufgaben geprägt. Neben Urkundenvorbereitung ist hier vor allem die Kommunikation mit den Beteiligten zu nennen. All diese Aufgaben verbindet jedoch eins: Die Mitarbeiter sind durch ihre Qualifikation insbesondere aber durch die tägliche Praxis darauf vorbereitet.

Wie muss man sich nun aber verhalten, wenn das Notarbüro eine Anfrage zum Umgang mit den personenbezogenen Daten eines Beteiligten erreicht? Den Vorgang totschweigen, in der Hoffnung, dass es sich von allein regelt ist dabei die denkbar schlechteste Lösung. Gem. Art. 12 Abs. 1 DS-GVO sind solche Anfragen spätestens nach einem Monat vollumfänglich zu beantworten. Um hier nicht in Panik zu verfallen ist eine gute Vorbereitung hilfreich. Mit einem Leitfaden kann schnell und rechtssicher auf die Anfrage reagiert werden. So wird nicht nur vermieden eine falsche Auskunft zu erteilen. Das Auskunftsverlangen wird die Ressourcen des Notarbüros oder die Arbeitszeit des Amtsträgers auch nicht über Gebühr in Anspruch nehmen. Letztlich hilft ein koordinierter Umgang mit der Betroffenenanfrage auch, damit der Mandant das Auskunftsrecht nicht „missbrauchen“ kann, um den Notar etwa als Reaktion auf eine vermeintlich schlechte Bearbeitung des Beurkundungsgeschäfts in Stress zu versetzen.

3. Datenschutz ist Selbstschutz

Den Datenschutz und die Vorgaben insbesondere aus der DS-GVO und des § 6 NotAktVV nur als Gängelung zu begreifen versperrt den Blick auf die Möglichkeiten. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen helfen nicht nur das eigene Büro vor Angriffen und damit möglicherweise sogar einer Arbeitsunfähigkeit zu schützen. Insofern gilt zu bedenken, dass ein absoluter Schutz vor Schadsoftware  nicht zu erreichen ist. Auch die besten technischen Lösungen scheitern regelmäßig am Faktor Mensch. Gut, wenn dann wenigstens die Datensicherung das macht, was sie soll. Die Maßnahmen des Datenschutzes können auch helfen die eigenen Prozesse zu überdenken und gefährliche Handlungsweise zu ermitteln und abzustellen. Wer die für den Datenschutz notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen durchdenkt, der prüft zugleich den Gang der Daten durch das Notarbüro und damit jeden einzelnen Arbeitsschritt. Leitfäden zum Umgang mit Daten helfen zudem nicht das Rad neu erfinden zu müssen. Die Arbeit des Notars mag im Kern zwar komplex sein. Der Schutz der dazu notwendigen Daten ist dagegen kein Problem, welches nicht mit erprobten Standards gelöst werden kann.

Dieses Praxishandbuch zum Datenschutz darf in keinem Notariat fehlen! Die Einhaltung des Datenschutzes ist für Sie als Notar und selbstverständlich für JEDEN Ihrer Mitarbeiter von größter Bedeutung. Verstöße sind nicht nur teuer, sondern werfen auch ein schlechtes Licht auf Ihre Kanzlei.

1. Dr. Christian Flache engagiert sich neben seiner Tätigkeit als Notar in der Fort- und Weiterbildung im Bereich Datenschutz und hat zu diesem Thema schon diverse Fachbeiträge veröffentlicht.