Arbeitszeugnisse schreiben – Literatur, Software und Tipps

Arbeitszeugnisse sind mehr als nur die formelle Bestätigung für eine berufliche Tätigkeit – vielmehr sind sie Schlüsseldokumente, die Einblicke in die Leistungen und Qualifikationen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gewähren.

Wir verstehen die Herausforderungen, vor denen viele stehen, wenn es darum geht, für andere präzise und aussagekräftige Arbeitszeugnisse schreiben zu müssen.

Auf dieser Seite bieten wir Ihnen deshalb umfassende Hilfestellung und teilen wertvolle Literaturhinweise und Tipps für Arbeitszeugnis-Software und Seminare.

Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf, ein Arbeitszeugnis von ihrem Arbeitgeber zu erhalten, sobald sie ihr Arbeitsverhältnis beenden. An Arbeitszeugnisse gibt es bestimmte Mindestanforderungen, außerdem ist es für Sie als Arbeitgeber wichtig, die Zeugnissprache zu kennen, wenn Sie Arbeitszeugnisse schreiben. Hier erfahren Sie alles Wichtige:

Rechtliche Regelungen beim Arbeitszeugnis

Bereits seit Januar 1990 gibt es den gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, der es allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern erlaubt, ein Zeugnis über ihre Leistung und Führung zu verlangen. Laut § 109 der Gewerbeordnung gehören dazu auch geringfügig Beschäftigte, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in der Probezeit sowie alle, die in Teilzeit oder Nebentätigkeitsverhältnissen angestellt sind. Auch Auszubildende und Praktikanten (vgl. §§ 16, 26 BBiG) sowie arbeitnehmerähnliche Personen (nach § 630 BGB) haben Anspruch auf ein Arbeitszeugnis.

In angemessener Formulierung soll das Arbeitszeugnis die Person gerecht beurteilen und den Leser über die Qualifikation und Leistung der Person informieren. Ein solches Arbeitszeugnis kann sowohl während des laufenden Arbeitsverhältnisses als auch nach Beendigung dessen ausgestellt werden.

Für das Arbeitszeugnis gilt eine Holschuld, d.h. dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses selbst dafür verantwortlich ist, dass sie ihr Arbeitszeugnis erhält und dieses abholen muss. Zum Arbeitszeugnis schreiben steht dem Arbeitgeber nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine angemessene Frist zu.

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Anforderungen an ein Arbeitszeugnis

Laut Rechtsprechung muss ein Arbeitszeugnis wahr und wohlwollend verfasst sein. Zudem müssen Sie, wenn Sie Zeugnisse schreiben, verständlich und klar formulieren. Die Formulierungen dürfen nicht unklar sein, sodass sich gegebenenfalls eine andere Deutung der Beurteilung ergeben könnte.

Typische Mindestanforderungen sind:

• Wenn Sie Arbeitszeugnisse schreiben, muss dieses maschinell verfasst und auf üblichem Geschäftspapier gedruckt werden.
• Das Arbeitszeugnis soll ordentlich und sauber geschrieben sein, darf keine Flecken, Verbesserungen, Durchstreichungen oder Ähnliches enthalten.
• Beim Arbeitszeugnis sind Ort und Datum Pflicht, letzteres gibt den Ausstellungstag an. Im Interesse des Arbeitnehmers können Sie das Datum auf den Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses datieren.
• Eine handschriftliche Unterschrift ist Pflicht auf dem Arbeitszeugnis.

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Beim Zeugnis schreiben Formulierungen zu finden, die authentisch, ehrlich und positiv sind, kann eine ganz schöne Herausforderung sein. Die häufigsten Probleme sind:

• Authentizität und Ehrlichkeit: Eine der zentralen Schwierigkeiten besteht darin, ein authentisches Zeugnis zu schreiben, das zugleich ehrlich und positiv ist. Es erfordert Fingerspitzengefühl, die tatsächlichen Leistungen und Qualifikationen genau zu reflektieren, ohne dabei zu übertreiben oder die Leistungen unterzubewerten.
• Branchen- und unternehmensspezifische Formulierungen: Jede Branche und jedes Unternehmen hat spezifische Erwartungen an die Formulierung von Arbeitszeugnissen. Das richtige Gleichgewicht zu finden und gleichzeitig den individuellen Beitrag der Person hervorzuheben, kann eine anspruchsvolle Aufgabe beim Beurteilung schreiben sein.
• Karriereziele berücksichtigen: Berücksichtigen Sie unbedingt die beruflichen Ziele der Person und verfassen Sie das Zeugnis so, dass es nicht nur vergangene Leistungen widerspiegelt, sondern auch die zukünftigen Karriereziele unterstützt. Die Herausforderung dabei ist, eine ausgewogene Perspektive zu wahren.
• Standardfloskeln vermeiden: Standardfloskeln in Arbeitszeugnissen wirken wenig aussagekräftig und verschleiern den tatsächlichen Beitrag der Person. Seien Sie kreativ und präzise, wenn Sie die individuellen Stärken und Erfolge der Person formulieren. Achten Sie darauf, diese angemessen wiederzugeben, ohne auf stereotype Phrasen zurückzugreifen.
• Rechtliche Aspekte und Zeugniscode: Arbeitszeugnisse unterliegen bestimmten rechtlichen Anforderungen und einem Zeugniscode. Die Herausforderung besteht darin, diese rechtlichen Aspekte zu berücksichtigen, ohne die inhaltliche Qualität des Zeugnisses zu vernachlässigen und gleichzeitig die Individualität des Mitarbeiters zu wahren.

Wenn Sie ein Arbeitszeugnis richtig schreiben wollen, brauchen Sie also sprachliche Fähigkeiten sowie ein tiefes Verständnis für die individuellen Leistungen, beruflichen Ziele und die spezifischen Anforderungen der Branche.

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Stand: November 2023